So vermeiden umsichtige Unternehmer Forderungsausfälle

Eindeutige und an heutiger Rechtsprechung ausgerichtete Geschäftsbedingungen sind eine wichtige Voraussetzung dafür, finanziellen Ausfällen vorzubeugen. Auch ein kleinerer Händler oder Handwerker darf in dieser Hinsicht nichts versäumen. Am besten, auf jeder Bestellung sind die Geschäftsbedingungen abgedruckt. Jeder neue Kunde sollte ein freundliches Begrüßungsschreiben mit den gespeicherten Daten und den Geschäftsbedingungen erhalten. Bei geschickter Vorgehensweise lässt sich dadurch die wirksame Vereinbarung der Geschäftsbedingungen im Streitfall nachweisen.
Keinesfalls sollte man die Geschäftsbedingungen anderer Unternehmen oder aus Formularbüchern als juristischer Laie einfach übernehmen. Die individuelle Gestaltung von Geschäftsbedingungen durch einen spezialisierten Juristen kann man nicht einsparen. Eine jährliche Überprüfung, damit aktuelle Änderungen bei der Gesetzgebung oder in der Rechtsprechung berÜcksichtigt werden können, ist zu empfehlen.

Hier lässt sich vieles regeln, beispielsweise können Verzugszinsen höher bestimmt werden als die gesetzlichen 5 % über dem Basiszins (07/05 = 6,17 %) ohne einen Nachweis über den tatsächlich eingetretenen Schaden führen zu müssen. Ist kein Verbraucher an dem Geschäft beteiligt, betragen die gesetzlichen Verzugszinsen 8 % über dem Basiszins. Eigentumsvorbehalt und verlängerter Eigentumsvorbehalt lassen sich in den Geschäftsbedingungen wirksam vereinbaren und nachweisbar archivieren.

Individuell und deshalb außerhalb der Geschäftsbedingungen sind klare Kreditlimits pro Kunde festzulegen und einzuhalten. Damit schützt man sich vor allzu großen Einzelverlusten. Auch wenn eine Geschäftsverbindung schon länger besteht, empfiehlt sich für alle Fälle die Definition eines Höchstbetrages, bis zu welchem Lieferungen ohne Sicherheiten erfolgen. Eine automatische EDV-Überwachung kann dabei nützlich sein.

Für besonders umfangreiche Einzelgeschäfte über das Limit hinaus müssen besondere Sicherheiten wie Forderungsabtretungen, Bankbürgschaften, werthaltige Grundschulden oder die Garantie solventer Bürgen vereinbart werden. Als Gegenleistung kann man dem Kunden durch außergewöhnlich gute Konditionen für diese Sondergeschäfte entgegenkommen.

Neue Kunden genauer durchleuchten ist außerordentlich wichtig, denn oft wechselt jemand, der bei seinem Stammlieferanten wegen hoher Rückstände keine Ware mehr bekommt, einfach den Lieferanten. Wenn der mit dem neuen Kunden vorgesehene Umsatz die Einholung einer Auskunft rechtfertigt, sollte man eine Wirtschaftsauskunftei einschalten. Zwar lässt sich aus einer solchen Auskunft nicht ersehen, ob der Kunde derzeit wirklich solvent ist, denn wirtschaftliche Verhältnisse können sich schnell ändern, mindestens aber erfährt man bereits aufgefallenes negatives Geschäftsgebaren. Besonders faule Zahler kann man auch beim für den Ort des Kunden zuständigen Vollstreckungsgericht aus dem Schuldnerverzeichnis erfragen. Dort wird registriert, wenn jemand innerhalb der letzten drei Jahre eine eidesstattliche Versicherung über sein Vermögen abgeben musste oder zu einem dafür anberaumten Termin unentschuldigt nicht erschienen ist.

Auf Gläubigerantrag wird in solchen Fällen Haftbefehl gegen den Schuldner erlassen und im Schuldnerverzeichnis eingetragen. Manche Gerichte erteilen mündlich oder telefonisch Auskunft, bei anderen muss man - unter Nennung des Anfragegrundes, wozu auch eine neue Geschäftsverbindung zählt - schriftlich anfragen.

Aus Lieferantensicht muss es bedenklich stimmen, wenn ein Unternehmen Skonto nicht ausnutzt, besonders, wenn zuvor üblicherweise mit Skonto bezahlt wurde.

Kunden, die richtig rechnen, zahlen natürlich mit Skonto und erzielen dadurch, auf's Jahr umgerechnet, enormen Zinsgewinn, beispielsweise bei:

7 Tage 2 % - 30 Tage netto, Zinsvorteil bei Skontonutzung = 31 %
7 Tage 3 % - 30 Tage netto, Zinsvorteil bei Skontonutzung = 47 %

Wer sich solche Vorteile entgehen lässt, ist als Kunde mit Vorsicht zu behandeln.

Kleinere Umsätze und Geschäfte mit Laufkunden sollten nur gegen Barzahlung abgewickelt werden, denn wenn Bagatellbeträge eingezogen werden müssen, sind die Kosten manchmal höher als die Forderung.

Vereinbarte Zahlungsziele sind nicht als Dauer, sondern als Fixtermin anzugeben. Statt "zahlbar binnen 7 Tagen mit 2 % Skonto, in 30 Tagen netto", schreiben Sie "Abzug bei Zahlung bis 07.09.05 = 156,47 € oder bis 30.09.05 netto"

Zwar muss man heute einen Schuldner nicht mehr in Verzug setzen, weil seit Wirksamkeit des Gesetzes zur Beschleunigung fälliger Zahlungen (01.05.2000) 30 Tage nach Rechnungserhalt Verzug eintritt, doch wirkt ein fester Zahlungstag stets exakter und wird eher eingehalten.

Weil bei Privatleuten als Rechnungsempfänger auf diese gesetzliche Regelung in der Rechnung hinzuweisen ist, empfiehlt sich ein genereller solcher Hinweis in jeder Rechnung.

Bei allzu vorteilhaften Geschäften ist Vorsicht am Platz. Betrüger akzeptieren auch höhere Preise und größere Liefermengen, die sie dann nicht bezahlen.

Prüfen Sie bei unbekannten Kunden nicht allein den Ruf des Unternehmens. Besonders für Kapitalgesellschaften gilt, dass auch die Angestellten nach Möglichkeit zu überprüfen sind. Meist treten ehemalige Konkursbetrüger nicht als Geschäftsführer auf, weil sie wegen einschlägiger Vorstrafen nicht im Handelsregister eingetragen werden, haben aber "das Sagen". Wenn der Wortführer einer Firma nicht als gesetzlicher Vertreter eingetragen ist, versuchen Sie Informationen über diese Person zu erhalten.

Wechselt die Geschäftsführung oder wird der Sitz verlegt, kann dies ein Vorbote des herannahenden Konkurses sein, denn kein Unternehmer möchte gern an seinem Stammsitz als Pleitegeier in Verruf geraten. Deshalb wird vor Konkursantragstellung oft rasch ein Strohmann als Geschäftsführer eingesetzt und der Betrieb zum Schein weit weg verlegt.

Es hat sich eingebürgert, dass besonders GmbHs unter dem Motto "Teilverzicht oder gar nichts" einen ultimativen Vergleich anbieten. Weil die Gläubiger wissen, dass meist ein Konkurs mangels Masse nicht zur Eröffnung gelangt und dann niemand mehr was bekommt, werden selbst ungünstige Vergleiche akzeptiert. Dabei müssten in vielen Fällen auch Geschäftsführer oder Gesellschafter von Kapitalgesellschaften für den Schaden der Gläubiger persönlich aufkommen. Von den mannigfachen Gründen hier nur einige Beispiele:

- Trotz Konkursreife werden Einkäufe getätigt

- Geschäfts- und Privatvermögen der Geschäftsleitung sind vermischt

- Geschäftskapital wurde nicht voll eingezahlt oder diente dazu, ein bestehendes Kontominus bei der Bank auszugleichen

- Mitarbeiter oder Geschäftsführung haben sich ungerechtfertigt Geld entnommen

- Kapitalersetzende Darlehen wurden aus einer maroden Gesellschaft entnommen

- bestimmte Gläubiger wurden gegenüber anderen bevorzugt

Allerdings ist fast immer ein Prozess erforderlich und dazu braucht man einen auf diesem Gebiet erfahrenen Anwalt.

Vor Verzicht auch nur auf einen Teil von Forderungen sollte man die wirkliche Situation der Gesellschaft kennen und sich nicht scheuen, exakte Detailinformationen zu verlangen.

Wenn sich ein Schuldner weigert, die gewünschten Auskünfte vollständig zu erteilen, darf er keinerlei Entgegenkommen erfahren. Kommen die erforderlichen Unterlagen fristgerecht, muss eine fachgerechte Prüfung erfolgen. Nicht selten fordern Unternehmen Entgegenkommen von ihren Gläubigern, zahlen aber an die Geschäftsführer fürstliche Gehälter oder hohe Mieten, weil die Immobilien nicht der Firma gehören. Solche Missbräuche lassen sich durch eine Geldfluss-Analyse feststellen. Die Praxis zeigt, dass ertappte Sünder rasch alles bezahlen, schon damit nicht auch noch andere Gläubiger entsprechend informiert werden.

Manche Schuldner behaupten, keine Rechnung erhalten zu haben und leugnen sogar den Empfang eines Einschreibebriefes. Tatsächlich ist es gar nicht leicht, den Zugang eines Briefes sicher nachzuweisen, denn gegen die Lüge "der Einschreibebrief enthielt nur leere Blätter" ist kein Kraut gewachsen, falls kein Zeuge beim Versand anwesend war. Hinzu kommt, dass ein unredlicher Geschäftspartner ja tatsächlich einen leeren Einschreibebrief versenden könnte, den der Empfänger einfach wegwirft. Später lässt sich dann ein bestimmter Inhalt behaupten und durch angebliche Durchschriften sogar scheinbar belegen. Wer sicher sein will, dass eine Nachricht wirklich beweisbar den Empfänger erreicht hat, beauftragt entweder einen Dritten den Einschreibebrief zu verschließen und aufgeben oder schickt das Schriftstück durch Boten, weil dieser als Zeuge zur Verfügung steht.

Besonders eindrucksvoll wirkt eine Zustellung per Gerichtsvollzieher. Jedes Schriftstück darf man durch einen Gerichtsvollzieher zustellen lassen. Dieser erledigt das durch Postzustellungsurkunde, welche, mit dem Original fest verbunden und mit Dienststempel beglaubigt, einen sicheren Nachweis auch vor Gericht bedeutet.

Wenn Sie offensichtlich betrogen wurden, lässt sich auch bei zahlungsunfähigen Schuldner auf wundersame Weise noch Geld realisieren, indem Sie Einschaltung der Staatsanwaltschaft ankündigen. Plötzlich findet sich in manchen solchen Fällen noch ein netter Verwandter, der aushilft. Wer trotz bestehender Zahlungsunfähigkeit neue Schulden macht, muss im Wiederholungsfall sogar mit Freiheitsstrafe rechnen.

Verständnisvolle Staatsanwälte beantragen und umsichtige Richter erteilen Straffälligen als Bewährungsauflage die Weisung, angerichtete Schäden wiedergutzumachen. Leider lauten Urteile aber vorwiegend auf Geldstrafe, die in Haft zu verbüßen ist, falls nicht bezahlt wird. Folglich kratzen Schuldner alles für die Geldstrafe zusammen, während es dann für die Schadenswiedergutmachung nicht mehr reicht. Die Rechte der Opfer krimineller Handlungen sollten weit stärker im Mittelpunkt eines Strafverfahrens stehen, damit wenigstens der finanzielle Schaden durch den Täter beseitigt wird.

In jedem Unternehmen konkurrieren zwei für den Geschäftserfolg gleichrangige Interessen miteinander:

Kunden erhalten << >> Außenstände reduzieren

Beides ist für den Fortbestand des Betriebes wichtig und muss deshalb in Einklang gebracht werden. Letztlich sitzen ja Kunden und Unternehmer in einem Boot, denn nur wenn ein Unternehmen leistungsfähig ist, kann es optimal auf Kundenwünsche eingehen und sich im Markt behaupten. Es liegt also im Interesse von Kunden und Anbietern, dass die unternehmerische Leistungsfähigkeit erhalten bleibt. Eine wichtige Voraussetzung dafür ist der zeitnahe Eingang von Außenständen.

Versuchen Sie, die Mitverantwortung des Vertriebes für den Geldeingang stärker zu betonen. Dies sollte sich auch im Vergütungssystem niederschlagen. Wer lediglich am Vertriebserfolg gemessen wird, hat in erster Linie auch nur den Umsatz im Auge.

Gelingt die Einbindung des Vertriebes zur Reduzierung der Außenstände nicht, müssen Vertrieb und Buchhaltung in dieser Hinsicht zumindest eng miteinander kommunizieren und bei bestehenden Zahlungsrückständen für die betreffenden Kunden einvernehmlich Lieferstop oder Lieferung nur gegen Kasse festlegen.

Diese Abstimmung, in Verbindung mit einer aktuell geführten Buchhaltung nebst konsequentem Mahnwesen und für alle Fälle der professionelle Forderungseinzug, sind wichtigste Voraussetzungen für die Vermeidung von Forderungsausfällen. Ein häufiger Grund für Unternehmensverkäufe, Vergleiche und Konkurse ist unzureichende Liquidität durch hohe Außenstände. Ihr FIDUZIA-Partner kann meist helfen, wenn Sie sich rechtzeitig an ihn wenden.

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